おすすめの無料予約システム3選！選び方やメリット・デメリットも解説

近年、クラウドで数多くの予約システムがリリースされています。「予約システムは金額が高そう」「設置が難しそう」といったイメージがありますが、そんなことはありません。最近の予約システムは設置が簡単で、なおかつ無料で運用できるものもあります。予約システムは24時間予約を受け付けられるので、機会損失の最小化が可能です。

くわえて、人為的なミスを減らし、業務を効率化してくれます。空いた時間でほかの業務を行えるため、生産性向上に役立ちます。今回の記事では、予約システムのメリット・デメリットや選ぶときのポイント、おすすめの予約システムについて解説。最適な予約システムを選択し、業務を効率化しましょう。

予約システムのメリット・デメリット

予約システムを導入するメリット・デメリットについて解説します。メリットとデメリットを冷静に比較検討し、導入するかどうか決定しましょう。

メリット

予約システムを導入するメリットは以下です。

• 予約の管理と対応の自動化
• 顧客データの収集や分析
• 24時間システムが対応
• リアルタイムで予約状況を確認

それぞれのメリットについてわかりやすく解説します。

予約の管理と対応の自動化

予約システムは、予約の管理と対応を自動化できます。入力された予約情報を自動で受付し、確認メールも自動で発送。電話やメールに比べ、人為的なミスや記入漏れがなくなります。忙しいときに電話が受けられないといった機会損失も減るでしょう。

手作業で予約していたときと比較して、最小限の労力で予約を受けられます。このように、予約システムを採用することでオペレーションコストを減らし、費用を削減することが可能です。

顧客データの収集や分析

予約フォームから予約した顧客情報はシステムに記録されます。顧客の年齢・性別・職業・居住地といったデータが予約システムに蓄積されます。こうしたデータを活用して分析を行いましょう。顧客データをCSVでエクスポートすれば、ほかのツールで詳細に分析することも可能です。顧客データを分析して、商品・サービスの改善やマーケティング活動に活用しましょう。

24時間システムが対応

予約システムを導入すると、24時間予約受付が可能です。営業時間外でも予約が受けられるため、機会損失を最小限に抑えられます。顧客にとっても自分に都合のよい時間帯に予約できるので、ユーザビリティの向上が見込めます。

デメリット

予約システムのデメリットは「設置工数と費用」「保守やメンテナンス」です。予約システムをオンプレミスとクラウドのどちらで運用するかによって、デメリットも変わってきます。

設置の工数と費用

予約システムの導入には費用と工数がかかります。予約システムをオンプレミスでゼロから作るなら、多額の開発費用が必要です。オンプレミスとは自社運用のシステムを指します。自社で構築するため、柔軟性のあるシステムが開発できます。また、拡張性の面でもオンプレミスはクラウドより有利です。オンプレミスでの開発には知識やスキルが必要です。自社で開発できない場合は外注を検討しましょう。

一方、クラウドで予約システムを導入するなら、開発コストは必要ありません。初期コストも安く、ランニングコストが無料の場合も。設置も簡単なタイプが多いです。予約システムを導入するなら、オンプレミスではなくクラウドがおすすめ。

保守やメンテナンス

オンプレミスで予約システムを導入した場合、保守やメンテナンスが必要です。くわえて、セキュリティ対策も自社で行わなければなりません。一方、予約システムをクラウドで導入するなら、保守やメンテナンス費用は必要ありません。

予約システムを選ぶポイント

予約システムを選ぶポイントについて解説します。

予約管理機能

予約管理機能は予約システムの中枢です。自社の業務に適切な予約タイプのシステムを選びましょう。以下のような予約タイプがあります。

1. 運営者が事前にスケジュールを設定し、その日時や時間帯から予約時間を選ぶ
2. 予約する人が自由に時間を選べる
3. 予約する人が時間とスタッフを指定できる

ほかにも、予約フォームをカレンダーに埋め込んだり、会員だけ予約フォームを利用できたりする機能もあります。顧客側、管理側のUI（ユーザーインターフェース）も重要です。メニューの配置がわかりやすく、使いやすい予約システムを選びましょう。

決済機能

決済機能が備わった予約システムもあります。予約段階で決済できれば、来店した際の会計の手間が省けますし、予約した人の無断キャンセルも防げます。決済システムを搭載した予約システムは、会計や売り上げ管理を効率化。月謝や月会費を自動で徴収したり、回数券やチケットを設定したりできる予約システムもあります。

顧客管理機能

顧客管理機能が備わった予約システムもあります。予約した顧客の性別・年齢・職業・居住地などのデータを蓄積し、一覧表示できます。これらのデータをCSVでエクスポートし、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理ツール）で活用しましょう。商品やサービスの改善、マーケティングへの活用といった利用法が考えられます。

セキュリティ

予約システムは多くの個人情報を扱います。そのため、セキュリティの高いものを選びましょう。ウィルス、不正アクセス、個人情報の漏洩、システムの冗長性などへの対策がされているかどうかチェックしてください。

おすすめの無料予約システム3選

おすすめの無料予約システムを3つ紹介します。

Airリザーブ

Airリザーブは毎日の業務を簡単にし、効率化する予約システムです。ネット予約で予約受付業務を自動化して、電話やメールフォームからの対応を軽減します。空いた時間をほかの業務に回せるため、効率的な店舗運営や事業運営が行えます。わかりやすいUIを備えており、初めてでも簡単に操作可能です。受付担当者から経営者まで、誰でも直感的に操作できます。

予約タイプは「自由受付タイプ」と「事前設定タイプ」の2つ。前者は予約者が好きな時間帯から選ぶのに対し、後者は事業者があらかじめ設定した予約枠から選びます。無料プランでも予約数無制限で、顧客管理機能やメール配信機能も利用できます。

Airリザーブ公式ページ

RESERVA予約

RESERVA予約は予約受付機能、顧客管理機能が0円で使える予約システムです。登録事業者数は20万社を突破しており、高い人気を誇ります。たった3分のシンプルな操作で予約サイトを開設できます。予約受付、決済、顧客管理、集客までをすべて自動化。個人事業主から大企業まであらゆる規模で利用可能。

サロンから宿泊施設、イベント、スクール、マッサージなど350以上の業種に対応。自動メール、顧客管理、オンライン決済など予約システムに必要な機能をすべて搭載しています。

RESERVA予約公式ページ

formrun

formrunは、ノーコードかつ最短30秒で予約フォームが簡単に作成できるサービスです。40種類以上のテンプレートの中から、好きなデザインを選択してテキストを入力するだけ。コーディングやデザイン、HTML、CSSといった知識は不要です。

テンプレートメールの自動送信も可能で、予約フォームの回答によって返信内容を変えられます。カンバン方式のボード画面は、誰でも直感的に操作ができます。作成した予約フォームは、どんなWebサイトにも簡単に挿入可能。iframeで埋め込むため、専門的な知識は必要ありません。

formrun公式ページ

まとめ

予約システムは24時間対応で、自動で予約管理してくれます。そのため、機会損失や人為的なミスの減少、業務の効率化、生産性の向上などの効果が見込めます。予約システムはオンプレミスとクラウドがありますが、近年の主流はクラウドです。オンプレミスだと自社運用のため、保守・メンテナンスの手間や開発の工数がかかるからです。

無料で利用できる予約システムも数多くリリースされています。今回の記事では、その中でも特におすすめの3つについて解説しました。最適な予約システムを導入して、業務をスムーズに効率化しましょう。

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